langkah-langkah surat resmi

BAB I

PENDAHULUAN

A.                Latar Belakang

Banyak dari kita belum mengerti bagaimana hakikat, jenis surat, serta bahasa surat yang baik dan benar.  Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai hakikat dan jenis – jenis dari format surat tersebut. Dalam makalah ini, terdapat contoh surat resmi yang dapat dijadikan sebuah acuan dalam pembuatan surat resmi, sehingga saat membuat surat resmi tersebut tidak lagi mengalami kesulitan.

B.                 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini,ialah sebagai berikut:

1.      Bagaimana pentingnya surat resmi

2.      Bagaimana menulis surat resmi

3.      Apa saja langkah – langkah surat resmi

C.           Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai ialah:

1.      Mengetahui apa itu surat resmi

2.      Mengetahui bagaimana menulis surat resmi

3.      Mengetahui tujuan surat resmi

D.          Manfaat

Fungsi kemanfaatan dari makalah ini ialah:

1.      Sebagai bahan referensi untuk bahan pembelajaran bagi masyarakat

2.      Untuk mengetahui bagaimana pandangan masyarakat terhadap surat resmi

3.      Memberikan pilihan metode baru bagi pengajar dalam menyampaikan materi.

E.           Metode

Dalam penyusunan makalah ini, penulis menggunakan metode kajian pustaka, yaitu dengan mempelajari dan mengumpulkan data dan informasi baik dari buku maupun dari internet.

BAB II

PEMBAHASAN

A.                Pengertian surat

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis.Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.

B.                 Jenis Surat

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni sebagai berikut :

1.      Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.

2.      Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.

3.     Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.

4.     Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan. Menurut Soedjito dan Solchan, surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

5.     Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah. Menurut Sudarsa, surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

C.                Langkah – langkah surat resmi

Adapun langkah yang harus di perhatikan dalam menulis surat resmi adalah sebagai berikut :

1. Kepala surat (KOP surat) : Nama instansi , alamat dan logo terkait
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal surat
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital.

Contoh:

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu nama kota, tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung.  

Contoh : Semarang, 5 Januari 2012

3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal

Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., 

• Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
• Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.  
• Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
• Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.

4. Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka. Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan. Alamat dalam surat tidak menggunakan kata "Kepada". Berikut ini contoh penulisan alamat surat.

Yth. Kolonel Sangad Mujianto
Jalan Rajawali 56
Bandungan
Semarang

5. Salam Pembuka

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

• Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
• Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat  

Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.  

6. Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.

• Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
• Paragraf isi berisi maksud  penulisan surat.
• Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.  

Contoh :
Kepala Sekolah
Drs. Doni Suwondo
NIP 197101251988041005

8. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.

Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Pengiriman
3. Drs. Sarjono

D.                Contoh  surat resmi

EAST BORNEO MUSIC PARTY

“Stage Your Talents”

STUDIO 21

Sekretariat :  Jl. Antasari 5,  Samarinda. Telp. 0541-749405

                                                                                                                                                                15 Januari 2013

Nomor                  : 001/A/EBMP/S-21/I/201

Perihal                  : Undangan

Yth. Indonesia Drummer

Jalan M. Yamin

DSamarinda

Dengan hormat,

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena hingga saat ini kita dapat melaksanakan aktivitas sehari-hari.

Dalam rangka melaksanakan acara dari pengurus Studio 21 yang di mandatkan kepada kami, anggota muda, yang berupa acara East Borneo Music Party yang dilaksanakan pada:

 tanggal   : 23 Februari 2013

 waktu     : 09.00 WITA – Selesai

 tempat    : Halaman Parkir Samarinda Square

Maka kami selaku panitia East Borneo Music Party mengundang  Saudara/i ke acara tersebut diatas.

Demikian surat Undangan ini kami buat, kami berharap Bapak/Ibu dapat menghadiri acara tersebut diatas. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

PANITIA PELAKSANA

East Borneo Music Party

“Stage Your Talents”

                         Ketua,                                                                                                            Sekretaris,

        Yunita Krictyn Mentang                                                                                        Rena Jamirin

                NIS. 008.B₁₆                                                                                                    NIS.019.B₁₆

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

       Mengetahui,

Ketua Studio 21,

 

Fahmi Rizal

NIA.09.UB-UM.469.B₁₃

BAB III

PENUTUP

A.          Kesimpulan

        Adapun Kesimpulan yang dapat kami tarik pada percobaan ini yaitu sebagai berikut :

1.      Surat  adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan,  pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

2.      Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu surat dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi.

3.      Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis

B.              Saran

            Adapun saran yang mungkin dapat saya ajukan. Antara lain sebagai berikut :

1.      Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah –langkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.

2.      Diharapkan agar mahasiswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.

DAFTAR PUSTAKA

Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.

http ://www.suratresmi.blogspot.com

http ://www.bahasaindonesia.com

http://www.scribe.com

http://erfitaagusti.blogspot.com/2013/01/menulis-surat-resmi.html