BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Banyak dari kita belum mengerti bagaimana hakikat, jenis
surat, serta bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah
ini akan dibahas mengenai hakikat dan jenis – jenis dari format surat tersebut.
Dalam makalah ini, terdapat contoh surat resmi yang dapat dijadikan sebuah
acuan dalam pembuatan surat resmi, sehingga saat membuat surat resmi tersebut
tidak lagi mengalami kesulitan.
B.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah ini,ialah
sebagai berikut:
1. Bagaimana pentingnya surat resmi
2. Bagaimana menulis surat resmi
3. Apa saja langkah – langkah surat resmi
C. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai ialah:
1. Mengetahui apa itu surat resmi
2. Mengetahui bagaimana menulis surat resmi
3. Mengetahui tujuan surat resmi
D.
Manfaat
Fungsi kemanfaatan dari makalah ini ialah:
1. Sebagai bahan referensi untuk bahan pembelajaran
bagi masyarakat
2. Untuk mengetahui bagaimana pandangan masyarakat
terhadap surat resmi
3. Memberikan pilihan metode baru bagi pengajar
dalam menyampaikan materi.
E. Metode
Dalam penyusunan makalah ini, penulis menggunakan metode kajian
pustaka, yaitu dengan mempelajari dan mengumpulkan data dan informasi baik dari
buku maupun dari internet.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
surat
Surat adalah sebuah alat atau media
komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau
tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana
komunikasi tertulis.Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling
efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan.
Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam
surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.
B.
Jenis Surat
Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas
beberapa jenis, yakni sebagai berikut :
1.
Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga,
perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang
tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.
2. Surat setengah resmi
ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi
atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin
membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.
3. Surat sosial ialah surat
yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang,
organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan
sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.
4. Surat niaga ialah surat
yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan
masalah dagang atau perniagaan. Menurut Soedjito dan Solchan, surat niaga atau
dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga
dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.
5. Surat dinas ialah surat
yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah.
Menurut Sudarsa, surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas
hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak
yang berhubungan dengan instansi tersebut.
C.
Langkah – langkah surat resmi
Adapun langkah yang harus di perhatikan dalam menulis surat
resmi adalah sebagai berikut :
- Kepala surat (KOP surat) : Nama instansi , alamat dan
logo terkait
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal
- Tanggal surat
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat
- Penutup surat
1. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri
atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak
pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo. Nama instansi ditulis
dengan huruf kapital.Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak
pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital.
Contoh:
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu
nama kota, tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun
ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun,
seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung.
Contoh : Semarang, 5 Januari 2012
3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal
Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal
diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor,
Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal.,
- Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa
spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
- Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi
garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung.
Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula
dengan angka.
- Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika
tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf
jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal
kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca
lain.
- Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat
diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat
harus menggambarkan isi surat.
4. Alamat Surat
Dalam penulisan alamat surat
terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di
sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat
yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata
pembuka. Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih
menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan
tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan. Alamat dalam surat
tidak menggunakan kata "Kepada". Berikut ini contoh penulisan alamat
surat.
Yth. Kolonel Sangad Mujianto
Jalan Rajawali 56
Bandungan
Semarang
5. Salam Pembuka
Dalam penulisan surat terdapat dua
buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua
bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan
penerima surat.
- Salam pembuka lazim ditulis di
sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat.
Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
- Salam pembuka yang lazim
digunakan adalah ungkapan dengan hormat
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,
Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim digunakan
adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.
6. Isi Surat
Secara garis besar isi surat terbagi
atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua
merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
- Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau
permintaan.
- Paragraf isi berisi maksud penulisan surat.
- Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi
surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis
surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah
salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.
Contoh :
Kepala Sekolah
Drs. Doni Suwondo
NIP 197101251988041005
8. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan
disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta
sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan
titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Pengiriman
3. Drs. Sarjono
D.
Contoh surat resmi
15 Januari 2013
Nomor : 001/A/EBMP/S-21/I/201
Perihal : Undangan
Yth. Indonesia Drummer
Jalan
M. Yamin
DSamarinda
Dengan hormat,
Puji syukur
kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena hingga saat ini kita dapat
melaksanakan aktivitas sehari-hari.
Dalam rangka
melaksanakan acara dari pengurus Studio 21 yang di mandatkan kepada kami, anggota muda, yang berupa
acara East Borneo Music Party
yang dilaksanakan pada:
tanggal
: 23 Februari 2013
waktu
: 09.00 WITA – Selesai
tempat : Halaman Parkir Samarinda Square
Maka kami
selaku panitia East Borneo Music
Party mengundang Saudara/i
ke acara tersebut diatas.
Demikian surat Undangan ini kami buat, kami berharap Bapak/Ibu dapat
menghadiri acara tersebut diatas. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
PANITIA PELAKSANA
East Borneo Music Party
“Stage Your Talents”
Ketua, Sekretaris,
Yunita Krictyn Mentang Rena Jamirin
NIS. 008.B16 NIS.019.B16
Mengetahui,
Ketua Studio 21,
Fahmi Rizal
NIA.09.UB-UM.469.B13
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Adapun
Kesimpulan yang dapat kami tarik pada percobaan ini yaitu sebagai berikut :
1. Surat adalah media komunikasi
yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan
keinginan penulis surat.
2. Surat ada yang tidak resmi dan ada
juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu surat dinas sedangkan contoh surat
tidak resmi yaitu surat pribadi.
3. Surat memiliki fungsi sebagai alat
komunikasi, wakil penulis, alat untuk menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan
sebagai bukti tertulis
B.
Saran
Adapun saran yang mungkin dapat saya ajukan. Antara lain sebagai berikut :
1. Diharapkan pada saat menulis surat
resmi diperhatikan langkah –langkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam
pembuatannya.
2. Diharapkan agar mahasiswa dapat
membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.
DAFTAR PUSTAKA
Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat
Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam
Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Nurdin,
Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.
http
://www.suratresmi.blogspot.com
http
://www.bahasaindonesia.com
http://erfitaagusti.blogspot.com/2013/01/menulis-surat-resmi.html